La lettre de mission : obligatoire, récurrente et chronophage
Dans un cabinet comptable, la lettre de mission n'est pas une formalité optionnelle. C'est une obligation légale, imposée par l'article 151 du Code de déontologie des experts-comptables : aucune prestation ne peut démarrer sans ce document signé par le client.
Le problème ? Un cabinet de taille moyenne gère des dizaines, voire des centaines de clients. Cela signifie autant de lettres de mission à envoyer, à relancer, à archiver. Et souvent, autant d'allers-retours par email ou par courrier pour obtenir une simple signature.
Multiplié par le nombre de collaborateurs, le temps perdu sur cette seule tâche administrative représente plusieurs jours de travail par an. Du temps qui ne génère aucune valeur pour le cabinet ni pour ses clients.
Quels documents un cabinet comptable peut-il faire signer électroniquement ?
La signature électronique couvre l'ensemble des documents contractuels du quotidien d'un cabinet :
- Lettres de mission : le document central, obligatoire avant tout démarrage de prestation
- Avenants : pour toute modification de périmètre ou de tarif en cours de mission
- Mandats SEPA : pour autoriser les prélèvements automatiques des honoraires
- Procurations fiscales : pour représenter le client auprès de l'administration
- Engagements de confidentialité : pour encadrer le traitement des données sensibles
L'envoi en masse : signez avec tous vos clients en quelques minutes
C'est là qu'Ugosign fait vraiment la différence pour un cabinet comptable. Plutôt que d'envoyer chaque lettre de mission une par une, vous pouvez créer des listes de contacts et envoyer en masse en quelques clics.
Concrètement : en début d'exercice, vous préparez votre modèle de lettre de mission, vous sélectionnez l'ensemble de vos clients concernés, et vous envoyez d'un seul geste. Chaque client reçoit son lien de signature personnalisé, peut signer depuis son téléphone en 30 secondes, et le document archivé est disponible immédiatement dans votre espace sécurisé.
Ce qui prenait plusieurs jours se fait désormais en moins d'une heure.
Les relances automatiques : plus jamais à courir après une signature
Un client qui n'a pas signé dans les délais ? Ugosign lui envoie automatiquement une relance, sans que vous ayez à intervenir. Vous êtes notifié dès que la signature est apposée.
Pour un cabinet qui gère des dizaines de dossiers en parallèle, c'est un gain de sérénité considérable. Fini les relances manuelles, fini les emails oubliés, fini les missions bloquées faute de document signé.
La signature électronique est-elle valable pour les lettres de mission comptables ?
Oui, sans réserve. La signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS, qui lui confère la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Une lettre de mission signée électroniquement est un document légalement contraignant, opposable en cas de litige.
Ugosign garantit la conformité eIDAS, l'horodatage de chaque signature et l'archivage sécurisé de vos documents en France, conformément aux exigences du RGPD.
Les modèles réutilisables : standardisez sans perdre en personnalisation
Ugosign vous permet de créer des modèles de documents réutilisables. Vous configurez votre lettre de mission type une fois, et vous n'avez plus qu'à envoyer.
Vos collaborateurs gagnent du temps, la présentation est homogène, et le risque d'oubli de clause est considérablement réduit.
Combien ça coûte pour un cabinet comptable ?
Tout dépend du volume de documents à faire signer chaque année. Ugosign propose plusieurs offres adaptées :
- Starter à 9€/mois (108€/an) : 240 enveloppes par an, idéal pour un cabinet avec une clientèle limitée
- Pro à 39€/mois (468€/an) : 1 200 enveloppes par an, adapté aux cabinets de taille intermédiaire
- Business à 220€/mois : 6 000 enveloppes par an, pour les cabinets avec une large clientèle
Dans tous les cas, les membres de l'équipe sont illimités. Tous vos collaborateurs accèdent à la plateforme sans surcoût, quel que soit leur nombre.
Prêt à reprendre du temps sur l'administratif ?
Testez Ugosign gratuitement pendant 30 jours, sans engagement et sans carte bancaire. De quoi traiter vos prochaines lettres de mission en quelques minutes plutôt qu'en plusieurs jours.
