Les workflows Ugosign permettent à nos utilisateurs de créer des parcours client personnalisés en ajoutant des étapes adaptées à chaque situation. Que vous souhaitiez poser une question, afficher un texte explicatif, inclure une vidéo ou envoyer une demande de signature, voici cinq manières de tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité.
1. Ressources humaines
Les directeurs des ressources humaines peuvent utiliser les workflows pour simplifier la signature des contrats de travail et avenants de leurs salariés. Avant la signature d'un contrat de travail, un processus de recrutement peut être mis en place pour s'assurer de la bonne qualification d'un futur collaborateur.
Ce processus permet de pré-qualifier les candidats afin de limiter les erreurs de recrutement et par extension les frais associés.
Onboarding des salariés
Les workflows s’intègrent naturellement dans vos processus d'onboarding, facilitant chaque étape pour un accueil structuré et personnalisé. Ils permettent notamment :
- Partage de documentation essentielle : accès aux guides de l'entreprise, politiques internes, et ressources pratiques pour une compréhension rapide de l’environnement de travail.
- La mise en place de formations adaptées : formation aux outils, sécurité informatique, et sessions d'intégration aux valeurs et à la culture d’entreprise.
Les workflows optimisent l’intégration des nouveaux arrivants, la formation continue des salariés existants ou encore la gestion administrative courante (avenants au contrat de travail, droit à l'image, etc) assurant une expérience plus fluide et engageante.
2. Coachs
Vous êtes coachs ou consultants, alors les workflows sont fait pour vous ! Ils vous permettent d’introduire le programme de votre formation ou le descriptif de votre offre de consulting dans l'objectif de convertir vos prospect en clients. Ajouter des sections de texte explicatif pour détailler les modalités d’accompagnement ou les conditions de résiliation.
Avant de signer, le client reçoit ainsi une présentation claire et précise du contenu de votre offre.
Cette approche assure que le client comprend bien chaque point avant de s'engager, réduisant ainsi les incompréhensions et les litiges potentiels.
3. Courtiers en assurance
Courtiers en assurance et désireux d'automatiser vos processus ? Bonne nouvelle, les workflow sont là pour vous rendre la vie plus simple. Utilisez les workflows pour simplifier et accélérer la gestion de vos dossiers clients en leur offrant un parcours personnalisé.
- Signature rapide des contrats d’assurance : Vous gérez la signature et le renouvellement des contrats en quelques clics, sans les lourdeurs administratives habituelles. En automatisant l'envoi, le suivi et la réception des documents, vous gagnez un temps précieux tout en améliorant la satisfaction de vos clients. Ce processus rapide et efficace vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier, tout en garantissant une expérience fluide pour vos clients.
- Ciblage précis des besoins clients avant la signature : Vous pouvez mieux comprendre les attentes de vos clients en posant des questions ciblées ou en leur présentant des offres personnalisées avant la signature des contrats. Grâce aux workflows d’Ugosign, chaque étape est optimisée pour recueillir les informations essentielles, permettant ainsi d'ajuster vos propositions en fonction des profils et des besoins spécifiques. Ce processus améliore la satisfaction client et vous permet de proposer des solutions parfaitement adaptées.
- Stockage sécurisé et pérenne des documents signés : Les workflows d’Ugosign vous permettent de conserver de manière durable et sécurisée tous les documents signés. En centralisant automatiquement les contrats et autres documents importants, vous facilitez leur accès tout en garantissant leur intégrité au fil du temps. Ce système de stockage fiable vous offre la tranquillité d'esprit et une meilleure organisation dans la gestion de vos dossiers clients.
Avec Ugosign, les courtiers en assurance bénéficient d’une solution flexible et performante pour simplifier leur quotidien et offrir un service de qualité.
Avec les workflows, vous garantissez que vos clients comprennent bien les engagements de leurs contrats avant de signer.
4. Cabinets d'experts-comptables
Les déclarations fiscales exigent que le client fournisse certaines informations et réalise des étapes préparatoires essentielles. Grâce aux workflows Ugosign, les cabinets d'experts-comptables peuvent créer un processus qui guide leurs clients dans cette vérification avant la signature, réduisant ainsi les erreurs et les allers-retours.
Cas d’usage : Validation des pré-requis avant une déclaration fiscale
En créant un workflow Ugosign, vous pouvez envoyer à vos clients une liste d'étapes à valider avant de signer la déclaration fiscale. Par exemple, vous pouvez inclure des étapes telles que la vérification des revenus, des dépenses professionnelles ou encore la confirmation de l'exactitude des pièces justificatives. Cela permet de s’assurer que le client a bien respecté toutes les étapes nécessaires avant la signature finale.
Étapes du workflow pour la validation des pré-requis
- 1. Envoi de la liste des étapes pré-requises : Le workflow commence par fournir au client une liste de toutes les étapes à réaliser avant de signer la déclaration fiscale.
- 2. Confirmation des étapes par le client : Le client valide chaque étape en répondant à des questions, confirmant qu’il a bien revu les informations clés.
- 3. Signature de conformité : Une fois toutes les étapes validées, le client signe électroniquement pour confirmer qu’il a bien complété les pré-requis nécessaires.
- 4. Envoi du document final : Le document est ensuite renvoyé automatiquement au cabinet comptable pour examen final et pour la préparation de la déclaration fiscale officielle.
En utilisant ce workflow, vous assurez que chaque client a bien suivi les étapes essentielles avant de signer, limitant ainsi les erreurs et les omissions. Ce processus améliore la précision des déclarations fiscales et facilite le travail du cabinet comptable, tout en renforçant la relation de confiance avec le client.
5. Agents immobiliers
En tant qu'agents immobiliers, vous devez souvent faire signer des mandats de visite à vos clients avant de leur faire visiter un bien. Avec Ugosign, vous pouvez automatiser ce processus et gérer facilement ces documents essentiels pour assurer la conformité et la sécurité de vos visites.
Cas d’usage : Signature rapide des mandats de visite
Avec Ugosign, vous pouvez créer un workflow pour gérer automatiquement les signatures de mandats de visite avant chaque rendez-vous. Ce workflow envoie le mandat à signer au client dès qu’une visite est planifiée, vous permettant d’obtenir la signature en amont et d'éviter tout retard le jour de la visite.
Étapes du workflow pour les mandats de visite
- 1. Envoi automatique du mandat de visite : Dès qu'une visite est confirmée dans votre planning, le workflow envoie automatiquement le mandat au client pour signature électronique.
- 2. Rappel automatisé avant la visite : Si le client n'a pas encore signé le mandat, un rappel est envoyé automatiquement avant la visite pour s'assurer que tout est en ordre.
- 3. Signature électronique rapide : Le client peut signer le mandat de visite depuis son téléphone ou ordinateur, ce qui simplifie le processus et évite les retards lors de la rencontre.
- 4. Archivage du mandat signé : Une fois signé, le mandat est automatiquement archivé dans votre système, assurant une traçabilité complète pour chaque visite.
Grâce à ce workflow, vous gagnez du temps dans la gestion des mandats de visite et assurez la conformité légale de chaque rendez-vous. Vos clients apprécieront également la rapidité et la simplicité du processus, renforçant ainsi leur confiance dans votre professionnalisme.
En conclusion, les workflows Ugosign sont conçus pour s'adapter aux besoins spécifiques de nombreux secteurs d'activité, qu'il s'agisse de l'immobilier, de la comptabilité, de l'assurance ou de tout autre domaine. En automatisant des processus répétitifs et en assurant la conformité des documents, vous gagnez en efficacité et offrez à vos clients une expérience fluide et professionnelle. Avec Ugosign, vous pouvez configurer des workflows personnalisés qui répondent précisément aux exigences de votre métier et optimisent votre productivité au quotidien.
