La signature électronique est devenue un outil essentiel pour de nombreuses entreprises souhaitant sécuriser leurs documents en ligne. Cependant, il existe plusieurs niveaux de signature, chacun adapté à des besoins spécifiques. Dans cet article, nous allons explorer pourquoi la signature simple convient à la majorité des usages courants, et quels sont les coûts et les contraintes associés aux niveaux avancé et qualifié.
Simple
La signature électronique simple est le niveau de base de la signature numérique. Elle consiste en un simple marquage de l’intention de signer, comme un clic pour valider ou une case à cocher, permettant de lier l’identité du signataire au document.
Ce type de signature est particulièrement adapté à la majorité des transactions courantes : elle est rapide, facile à mettre en place et économique, tout en répondant aux besoins d’agilité des entreprises. Les cas d’usage de la signature simple sont nombreux et souvent suffisants, notamment pour les accords internes ou les documents peu sensibles, où une vérification de base de l’identité suffit amplement.
Bon à savoir : Si votre accord nécessitait une signature manuscrite, le niveau simple est généralement suffisant. En effet, ce premier niveau de signature électronique a la même valeur juridique qu'un document papier signé à la main.
- Usage typique : accords internes, validations de documents peu sensibles.
- Avantage : simplicité, rapidité et faible coût.
- Limite : niveau de vérification de l’identité limité, mais souvent suffisant pour des transactions simples.
Avancée
Ugosign propose également la signature électronique avancée (SEA), conçue pour offrir un niveau de sécurité supérieur en vérifiant l'identité du signataire de manière approfondie grâce à une vérification additionnelle, incluant l'envoi d'un code SMS. Cette signature respecte les standards de l'Union Européenne (UE) et le règlement eIDAS, bien qu'elle demande une infrastructure technique spécifique et peut entraîner des coûts supplémentaires pour les entreprises.
La SEA est particulièrement adaptée aux contrats commerciaux ou aux documents nécessitant une traçabilité renforcée. Toutefois, pour des besoins plus simples, une signature de niveau simple peut souvent suffire.
- Usage typique : contrats commerciaux, documents RH nécessitant une traçabilité accrue.
- Avantage : sécurité renforcée et vérification d’identité.
- Limite : infrastructure et coûts plus élevés, souvent inutiles pour des besoins simples.
Qualifiée
La signature électronique qualifiée est le niveau le plus avancé, et elle est équivalente à une signature manuscrite en termes de valeur juridique dans l'UE. Elle nécessite une vérification stricte de l’identité par un certificat qualifié émis par un prestataire de services de confiance (PSCo). Bien qu’idéale pour des transactions à fort enjeu juridique, comme des actes notariés ou des contrats d'envergure, ce type de signature est complexe et coûteux à mettre en œuvre.
Ce niveau de signature est rarement nécessaire pour les transactions quotidiennes des entreprises. Le processus complexe et les coûts associés rendent la signature qualifiée peu adaptée aux transactions simples, où la signature électronique simple répond déjà aux besoins de sécurité et de conformité.
- Usage typique : actes notariés, documents officiels nécessitant une certification maximale.
- Avantage : niveau maximal de sécurité et de conformité.
- Limite : processus complexe et coûts élevés, rarement justifiés pour les transactions standard.
Pourquoi choisir Ugosign pour votre signature électronique ?
Chez Ugosign, nous avons conçu notre solution en mettant l'accent sur la signature électronique simple pour offrir aux entreprises une flexibilité et une rapidité optimales, tout en maintenant des coûts réduits. Bien que notre solution repose principalement sur la signature simple, nous proposons également la signature avancée pour les cas nécessitant une vérification d'identité plus poussée, incluant des options comme l'envoi de code SMS pour renforcer la sécurité.
Notre interface intuitive, associée à notre engagement en matière de conformité, fait d'Ugosign le choix idéal pour sécuriser vos transactions en ligne sans les complexités superflues des signatures de niveaux supérieurs.
Comparatif des trois niveaux de signature électronique
| Niveau de signature | Usage | Avantage | Limite |
|---|---|---|---|
| Simple | Accords internes, documents peu sensibles | Rapidité, simplicité, coût réduit | Vérification d’identité limitée |
| Avancée | Contrats commerciaux, documents RH | Sécurité renforcée, traçabilité | Coût et infrastructure technique élevés |
| Qualifiée | Actes notariés, documents officiels | Conformité et sécurité maximales | Complexité et coût très élevés |